مدیریت کیفیت ، ایزو
مدیریت کیفیت یا همان ایزو چه ویژگی هایی دارد :
استانداردهای خانواده ایران ایزو ۹۰۰۰ ملزم میدارد که سیستم مدیریت کیفیت سازمان مدون گردد.این استاندارد مدیریت کیفیت پذیرش یک رویکرد فرآیندی را در هنگام ایجاد، به‌کارگیری و بهبودِ اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت ترغیب می‌نماید.برای کارکرد اثربخش یک سازمان، فعالیت‌های مرتبط به هم متعددی می‌باید شناسایی شده و مدیریت گردد. فعالیتی که طی استفاده از منابع و با مدیریت کردن آن تبدیل دروندادها به بروندادها را میسر می‌سازد می‌تواند به عنوان یک فرآیند درنظر گرفته شود. غالباً برونداد یک فرآیند مستقیماً درونداد فرآیند بعدی را تشکیل می‌دهد.
به‌کارگیری سیستمی ازفرآیندها در درون یک سازمان همراه با مشخص کردن و تعامل این فرآیندها و مدیریت کردن آنها ”رویکرد فرآیندی“ نامیده می‌شود.یکی از مزایای ”رویکرد فرآیندی“ کنترل مداومی است که بر روی ارتباط بین تک به تک فرآیندها در درون سیستم فرآیندها و همچنین بر ترکیب و تعامل آنها فراهم می‌کند.سازمان در انتخاب طریق مدون کردن سیستم مدیریت کیفیت خود مختار می‌باشد. هر سازمان بایستی میزان مستندات مورد نیاز خود را در حدی تعیین کند که برای اثبات طرح‌ریزی اثربخش، کنترل و بهبود مداوم سیستم مدیریت کیفیت و فرآیندهای خود به آن نیاز مدون نمودن سیستم مدیریت کیفیت می تفعالیت‌هاسازبخش منتخبی از این فعالیت‌ها، برای مثال الزامات مشخص‌شده برحسب ماهیت محصولات، فرآیندها، الزامات قراردادی، الزامات قانونی یا خود سازمان مربوط گردد.
حائز اهمیت می‌باشد که الزامات و مندرجات مستندات سیستم مدیریت کیفیت به استانداردهای کیفیت که در نظر استدارد.الزامات آنها برآورده گردد، ارجاع دهد.راهنمایی های مذکور در این استاندارد، به منظور یاری رساندن به سازمانها جهت مدون کردن سیستم مدیریت کیفیت خود ارائه شده است. قصد بر این نیست که از این راهنمایی‌ها به عنوان الزاماتی برای مقاصد قانونی، مقرراتی و گواهی کردن / ثبت کردن استفاده شود.یک جنبه از سیستم مدیریت کیفیت، طرح‌ریزی کیفیت است. مدارک طرح‌ریزی کیفیت می‌تواند طرح‌ریزی مدیریتی و عملیاتی، آماده‌سازی برای به‌کارگیری سیستم مدیریت کیفیت شامل سازماندهی و زمانبندی و رویکردی که توسط آن، اهداف کیفیت قرار است برآورده گردد، باشد.
راهنمایی‌هایی برای تهیه مستندات سیستم مدیریت کیفیت
هدف و دامنه کاربرد
این استاندارد راهنمایی‌هایی برای تهیه و برقرار نگه داشتن مستندات موردنیاز برای ایجاد اطمینان از سیستم مدیریت کیفیت اثربخش که متناسب با نیازهای خاص سازمان نیز باشد، ارائه می‌دهد. استفاده از این راهنمایی‌ها به ایجاد یک سیستم مدون همان گونه که در استاندارد سیستم مدیریت کیفیت مورد کاربرد الزام شده است، کمک می‌نماید.
راهنمایی‌های ارائه‌شده در این استاندارد, علاوه بر سیستم مدیریت کیفیت بر طبق استانداردهای خانواده ایران- ایزو ۹۰۰۰ می‌تواند برای مدون کردن سایر سیستم‌های مدیریت از قبیل سیستم‌های مدیریت زیست‌محیطیو سیستم‌های مدیریت ایمنی نیز به کار رود.
یادآوری– هنگامی که یک روشاجرایـی مدون شدهباشد، غالباً از اصطلاح ”روش اجرایی مکتوب “ یا ”روش اجرایی مدون“ استفاده می‌شود.
مراجع الزامی
استاندارد زیر شامل مقرراتی است که از طریق ارجاع به آن در متن حاضر، جزیی از این استاندارد به شمار می‌آید. در مورد مدارکی که با ذکر تاریخ انتشار ارجاع شده باشد، اصلاحات یا تجدید نظرهای بعدی آن شامل این متن نمی شود. معذالک به طرف‌های موافقت‌نامه‌هایی که بر اساس این مدرک تنظیم شده باشند توصیه می‌شود امکان کاربرد چاپ‌های جدید این مدارک را بررسی کنند. در مورد مدارکی که بدون ذکر تاریخ انتشار به آنها ارجاع شده است همواره آخرین چاپ از هر مدرک ارجاع‌شده معتبر می‌باشد. آخرین اطلاعات لازم در این زمینه را می توان از مؤسسه استاندارد و تحقیقات صنعتی ایران به دست آورد.
دستورالعمل های کاری
شرح تفصیلی چگونگی انجام و ثبت کارها
یادآوری۱– دستورالعملهای کاری می‌توانند مدون باشند یا نباشند.
یادآوری۲-دستورالعملهای کاری می‌توانند مثلاً به صورت شرح مکتوب تفصیلی، نمودارهای گردش کار، قالبها، الگوها، یادداشت‌های فنی درج‌شده در نقشه‌ها، مشخصات، کتابچه راهنمای تجهیزات، تصاویر، نوارهای ویدیو، چک‌لیست‌ها یا ترکیبی از آنها باشند. دستورالعمل کاری بایستی تمامی مواد، تجهیزات و مستندات مورد استفاده را شرح دهد. در موارد مقتضی، دستورالعمل های کاری شامل ”معیارهای پذیرش” هستند.
مستندات سیستم مدیریت کیفیت
آرایش مستندات سیستم مدیریت کیفیت نوعاً از فرآیندهای سازمان یا از ساختار استاندارد کیفیت مورد کاربرد یا ترکیبی از آنها پیروی می‌نماید. ترتیبات دیگری که نیازهای سازمان را برآورده نماید نیز می‌تواند مورد استفاده قرار گیرد.
ساختار مستندات مورد استفاده در سیستم مدیریت کیفیت می‌تواند به صورت سلسله مراتبی توصیف گردد. چنین ساختاری نگهداری، درک و توزیع مستندات را تسهیل می‌نماید. پیوست الف نمونه‌ای نوعی از سلسله مراتب برای مستندات سیستم مدیریت کیفیت را نشان می‌دهد. ایجاد سلسله‌مراتب به شرایط سازمان وابسته می‌باشد.
گستردگی مستندات سیستم مدیریت کیفیت از سازمانی به سازمان دیگر بر حسب موارد زیر می‌تواند متفاوت باشد:
الف – اندازه سازمان و نوع فعالیت‌های آن
ب- پیچیدگی فرآیندها و تعامل آنها، و
ج- شایستگی کارکنان
مستندات سیستم مدیریت کیفیت ممکن است شامل تعاریف باشند. واژگان مورد استفاده بایستی با اصطلاحات و تعاریف ذکر شده در استانداردهای ایران – ایزو ۹۰۰۰ سال ۱۳۸۰ و یا با آن چه که در لغت‌نامه‌های عمومی آمده است، در تطابق باشد.
مستندات سیستم مدیریت کیفیت معمولاً شامل موارد زیر است:
الف – خط‌مشی کیفیت و اهداف آن
ب- نظامنامه کیفیت
ج- روش‌های اجرایی مدون
د- دستورالعملهای کاری
ه- فرم‌ها
و- طرح‌های کیفیت
ز- مشخصات
ح- مدارک برون‌سازمانی
ط- سوابق
مستندات سیستم مدیریت کیفیت می‌تواند بر روی هر نوع رسانه‌ای نظیر نسخ کاغذی یا رسانه الکترونیکی باشد.
یادآوری – برخی از مزایای استفاده از رسانه‌های الکترونیکی عبارتند از :
الف – کارکنان ذیربط همواره به اطلاعات روزآمد یکسان دسترسی دارند
ب – دسترسی و اعمال تغییرات در آنها به سادگی انجام می‌گیرد و تحت کنترل قرار دارد
ج – توزیع آنها بلافاصله صورت گرفته و به سادگی تحت کنترل است، ضمن آنکه گزینه چاپ نسخ کاغذی نیز وجود دارد
د – امکان دسترسی به مدارک از مکان های دور وجود دارد، و
ه- پس گرفتن مدارک منسوخ‌شده ساده و اثربخش است.
مقاصد و منافع
مقاصد و منافع مستندات سیستم مدیریت کیفیت برای یک سازمان می‌تواند موارد زیر را شامل گردد، اما به اینها محدود نیست:
الف- تشریح سیستم مدیریت کیفیت سازمان
ب- فراهم آوردن اطلاعات برای گروه‌های فرابخشی به گونه‌ای که آنها بتوانند ارتباطات مابین را بهتر درک کنند
ج- مطلع کردن کارکنان از تعهد مدیریت در قبال کیفیت
د- کمک به کارکنان تا نقش خود را در درون سازمان درک کنند و بدین ترتیب حس بهتری نسبت به مقصد و اهمیت کار در آنها ایجاد نماید
ه- فراهم آوردن درک متقابل بین کارکنان و مدیریت
و- فراهم آوردن مبنایی برای انتظارات در مورد عملکرد کار
ز- بیان نحوه انجام کارها برای برآورد کردن الزامات مشخص شده
ح- فراهم آوردن شواهد عینی دستیابی به الزامات مشخص شده
ط- فراهم کردن چارچوب روشن و کارآ در مورد عملیات
ی- فراهم آوردن مبنایی برای آموزش کارکنان جدید و بازآموزی ادواری کارکنان موجود
ک- فراهم آوردن مبنایی برای ایجاد نظم و تعادل در درون سازمان
ل- فراهم آوردن یکنواختی در عملیات بر مبنای فرآیندهای مدون شده
م- فراهم آوردن مبنایی برای بهبود مداوم
ن- فراهم آوردن اطمینان برای مشتری بر مبنای سیستم‌های مدون شده
س- اثبات توانمندی‌های سازمان به طرف‌های ذینفع
ع- فراهم آوردن چارچوبی روشن از الزامات برای تأمین‌کنندگان
ف- فراهم آوردن مبنایی برای ممیزی کردن سیستم مدیریت کیفیت، و
ص- فراهم آوردن مبنایی برای ارزیابی اثربخشی و تداوم مناسب بودن سیستم مدیریت کیفیت.
خط‌مشی کیفیت و اهداف
خط‌مشی کیفیت و اهداف کیفیت بایستی مدون گردند و می‌تواند به صورت یک مدرک مستقل باشد یا در نظامنامه کیفیت گنجانده شود.
نظامنامه کیفیت
نظامنامه کیفیت برای هر سازمانی منحصر به فرد است. این استاندارد امکان انعطاف‌پذیری در تعیین ساختار، فرمت، محتوا یا روش ارائه برای مدون کردن سیستم مدیریت کیفیت برای تمامی انواع سازمانها را فراهم می‌کند.
یک سازمان کوچک ممکن است مناسب بداند که شرح تمامی سیستم مدیریت کیفیت خود و کلیه روش‌های اجرایی مدون الزام‌شده در استاندارد ایران- ایزو ۹۰۰۱ را تنها در یک نظامنامه درج نماید. سازمان‌های بزرگ و چندملیتی ممکن است به چند نظامنامه در سطح جهانی، ملی یا منطقهای و با سلسله‌مراتب پیچیده‌تری برای مستندات، نیاز داشته باشند.
نظامنامه کیفیت بایستی دامنه شمول سیستم مدیریت کیفیت را مشخص کند و جزئیات و توجیهات برای هر نوع استثناکردن الزامات استاندارد, و همچنین روش‌های اجرایی مدون یا ارجاع به آنها و توصیفی از فرآیندهای سیستم مدیریت کیفیت و تعامل آن را در بر داشته باشد.
اطلاعات در مورد سازمان از قبیل نام، مکان و روش‌های تبادل اطلاعات بایستی در نظامنامه کیفیت گنجانده شود. اطلاعات تکمیلی از قبیل زمینه کسب و کار، شرح مختصری از سوابق کاری، و اندازه سازمان نیز می‌تواند در نظامنامه گنجانده شود.
نظامنامه کیفیت بایستی عناصر شرح داده شده در بندهای ۴-۴-۲ تا ۴-۴-۹ زیر را – البته نه الزاماً به همان ترتیب – دربر داشته باشد.
عنوان و دامنه شمول
عنوان و یا دامنه شمول نظامنامه کیفیت بایستی سازمانی را که نظامنامه مربوط به آن است، معرفی نماید. نظامنامه کیفیت بایستی مشخصاً به استاندارد خاص سیستم مدیریت کیفیت که مبنای سیستم مدیریت کیفیت سازمان است، ارجاع دهد.
فهرست مندرجات
مندرجات نظامنامه کیفیت بایستی شماره و عنوان هر بخش و مکان آنرا نشان دهد.
بازنگری، تصویب و تجدید نظر
شواهد مربوط به وضعیت و تاریخ بازنگری، تصویب، و تجدیدنظر نظامنامه کیفیت بایستی به روشنی در نظامنامه مشخص شود.
در صورت عملی بودن، ماهیت تغییرات بایستی در خود مدرک یا در ضمایم مناسب مشخص گردد.
خط‌مشی کیفیت و اهداف
هرگاه سازمان تصمیم بگیرد که خط‌مشی کیفیت را در نظامنامه کیفیت درج کند، نظامنامه می‌تواند بیانیه خط‌مشی کیفیت و اهداف کیفیت را در برداشته باشد. اهداف کیفیت واقعی که برای برآورده کردن این اهداف می‌باشد ممکن است در بخش دیگری از مستندات سیستم مدیریت کیفیت بر طبق آن چه سازمان تعیین می‌کند، مشخص گردد. خط‌مشی کیفیت بایستی دربردارنده تعهد به مطابقت با الزامات و بهبود مداوم اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت باشد.
اهداف نوعاً از خط‌مشی کیفیت منبعث می‌شوند و بایستی به آنها دست یافت. هنگامی که اهداف کمّی می‌شوند به اهداف خرد تبدیل می‌گردند و قابل اندازه‌گیری هستند.
سازماندهی، مسئولیت و اختیار
نظامنامه کیفیت بایستی شرحی از ساختار سازمان ارائه دهد. مسئولیت، اختیار و ارتباطات درون‌سازمانی می‌تواند به طرقی از قبیل نمودار سازمانی، نمودارهای گردش کار و/یا شرحشغلها مشخص گردد. این موارد بایستی در نظامنامه کیفیت گنجانده شود یا به آنها ارجاع داده شود.
نظامنامه کیفیت بایستی دارای فهرستی باشد از مدارکی که به آنها ارجاع شده ولی در نظامنامه گنجانده نشده است.
توصیف سیستم مدیریت کیفیت
نظامنامه کیفیت بایستی سیستم مدیریت کیفیت و چگونگی اجرای آن در سازمان را شرح دهد. توصیفی از فرآیندها و نحوه تعامل آنها بایستی در نظامنامه کیفیت درج گردد. روش‌های اجرایی مدون بایستی در نظامنامه کیفیت گنجانده شده یا به آنها ارجاع داده شود.
سازمان بایستی سیستم مدیریت کیفیت خاص خود را با پیروی از توالی جریان فرآیندهای خود یا با ساختاری مطابق با ساختار استاندارد انتخاب‌شده یا هر توالی دیگری که برای سازمان مناسب باشد، مدون کند. ارجاعات متقابل بین استاندارد انتخاب‌شده و نظامنامه کیفیت می‌تواند مفید باشد.
نظامنامه کیفیت بایستی روش‌های مورد استفاده توسط سازمان جهت برآورده کردن خط‌مشی و اهداف آن را بیان نماید.
روش‌های اجرایی مدون
ساختار و فرمت
ساختار و فرمت روش‌های اجرایی مدون (نسخ کاغذی یا رسانه‌های الکترونیکی) بایستی به صورت متن، نمودارهای گردش کار، جداول یا ترکیبی از آنها و یا هر روش دیگری که متناسب با نیازهای سازمان باشد، توسط سازمان مشخص شود. روش‌های اجرایی مدون بایستی شامل اطلاعات ضروری (به بند ۴-۵-۲ رجوع شود) بوده و دارای شناسه منحصر به فرد باشد.
در روش‌های اجرایی می‌توان به دستورالعملهای کاری که نحوه واقعی انجام یک فعالیت را شرح می‌دهند، ارجاع داد. روش‌های اجرایی مدون معمولاً فعالیت هایی[۲۶] را شرح می‌دهند که مربوط به امور مختلف است در حالی که دستورالعملهای کاری عموماً مربوط به کارهایی است که برای انجام یک وظیفه صورت می‌گیرد.
مسئولیت و اختیار
مسئولیت و اختیار افراد و/یا بخش‌های سازمانی و همچنین ارتباط میان آنها که به فعالیت‌ها و فرآیندهای مشروح در روش اجرایی مربوط می‌شود، بایستی مشخص گردد. این موارد بایستی در روش اجرایی به هر صورتی که برای واضح بودن مناسب باشد با نمودارهای گردش کار یا متنهای توصیفی شرح داده شوند.
شرح فعالیت‌ها
میزان جزئیات مندرج در روش اجرایی معمولاً می‌تواند بر حسب پیچیدگی فعالیت‌ها، روش‌های مورد استفاده، سطح مهارت‌ها و آموزش لازم برای افرادی که فعالیت‌ها را انجام می‌دهند، متفاوت باشد. جدا از میزان جزئیات، موارد زیر هر جا که کاربرد داشته باشند بایستی در تهیه روش‌های اجرایی مدنظر قرار گیرند.
الف- مشخص کردن نیازهای سازمان، مشتریان و تامین‌کنندگان آن
ب- تشریح فرآیندها به صورت متن و/یا نمودارهای گردش کار مرتبط با فعالیت‌های مورد نیاز
ج- تعیین این که چه کاری بایستی انجام گیرد، توسط چه شخصی یا کدام واحد سازمانی و چرا، چه موقع ، کجا و چگونه
د- تشریح کنترل فرآیندها و کنترل‌های مربوط به فعالیت‌های مشخص شده
هـ- مشخصکردن منابع موردنیاز برای انجام فعالیت‌ها (ازنظر کارکنان، آموزش ، تجهیزات و مواد)
و- مشخص کردن مستندات مناسب مربوط به فعالیت‌های مورد نیاز
ز- تعیین درونداد و برونداد فرآیند، و
ح- تعیین اندازه‌گیری هایی که بایستی انجام گیرد.
سازمان می‌تواند تصمیم بگیرد که برخی از اطلاعات فوق برای در نظر گرفته شدن در یک دستورالعمل کاری مناسبتر است.
سوابق
سوابق مربوط به فعالیت‌های شرح داده‌شده در روش اجرایی مدون بایستی در همین بخش از روش اجرایی مدون یا در سایر بخش‌های مرتبط تعریف شوند. فرم‌هایی که برای این سوابق بایستی استفاده شود بایستی برحسب کاربرد در متن روش اجرایی مشخص گردند.
روش مورد استفاده برای تکمیل، بایگانی و حفظ سوابق نیز بایستی مشخص شود.
پیوست ها
پیوست های حاوی اطلاعات پشتیبانی‌کننده روش اجرایی مدون از قبیل جداول، نمودارها، نمودارهای جریان و فرم‌ها می تواند در روش اجرایی مدون گنجانده شود.
بازنگری، تصویب و تجدید نظر
شواهد بازنگری، تصویب، وضعیت و تاریخ تجدیدنظر روش‌های اجرایی بایستی مشخص شود.
مشخص کردن تغییرات
در مواردی که امکان‌پذیر باشد، ماهیت تغییرات بایستی در همان مدرک یا ضمائم مناسب مشخص گردد.
دستورالعمل های کاری
ساختار و فرمت
دستورالعملهای کاری بایستی برای تشریح نحوه انجام تمامی کارهایی که نبودن دستورالعمل می‌تواند بر انجام آنها تاثیر نامطلوب بگذارد، تهیه و برقرار نگهداشته شود. راه‌های زیادی برای تهیه و ارائه دستورالعملهای کاری وجود دارد.
دستورالعملهای کاری بایستی دارای عنوان و شماره منحصر به فرد باشند. (این اطلاعات در بند ۴-۶-۴ بیان شده است).
ساختار، فرمت و میزان جزئیات دستورالعملهای کاری بایستی متناسب با نیازهای کارکنان سازمان باشد و به پیچیدگی کار، روش‌های مورد استفاده، آموزش‌های ارائه شده، مهارت‌ها و شرایط احراز کارکنان بستگی دارد.
ساختار دستورالعملهای کاری می‌تواند با ساختار روش‌های اجرایی مدون متفاوت باشد.
دستورالعملهای کاری می‌تواند در روش‌های اجرایی مدون درج گردد یا به آنها ارجاع داده شود.
مندرجات
دستورالعملهای کاری بایستی فعالیت‌های مهم را شرح دهند. از درج جزئیاتی که منجر به کنترل بیشتر بر فعالیت نمی‌گردد بایستی اجتناب کرد.
ارائه آموزش می‌تواند منجر به کاهش نیاز به دستورالعمل کاری با جزئیات زیاد بشود، مشروط بر آن که اشخاص اطلاعات لازم جهت انجام صحیح کارهای خود را کسب کرده باشند.
انواع دستورالعملهای کاری
گرچه برای دستورالعملهای کاری ساختار یا فرمت خاصی الزام نشده است ولی معمولاً بایستی دامنه کار و اهداف را بیان نماید و به روش های اجرایی مدون مرتبط نیز ارجاع دهند.
جدا از این که هر فرمت یا ترکیبی انتخاب شود، دستورالعمل کاری بایستی مطابق با ترتیب یا توالی عملیات باشد و الزامات و فعالیت‌های مرتبط را به دقت منعکس نماید. به منظور کاهش سردرگمی و عدم اطمینان بهتر است ساختار و فرمت ثابتی برای دستورالعمل کاری تعیین شده و حفظ گردد.
نمونه‌ای از دستورالعمل کاری در پیوست ب ارائه شده است.
بازنگری، تصویب و تجدید نظر
سازمان بایستی شواهد روشنی دال بر بازنگری و تصویب دستورالعملهای کاری و همچنین این که چندمین نوبت تجدیدنظر است، فراهم آورد.
سوابق
در موارد مقتضی, سوابق مشخص‌شده در دستورالعملهای کاری بایستی در بخشی از آن یا سایر بخش‌های مرتبط تعییــن گردد. حداقل سوابق الزام‌شده در استاندارد ایران– ایزو۹۰۰۱ مشخص شده است. روش لازم جهت تکمیل، بایگانی و نگهداری سوابق بایستی ذکر شود. فرم‌های مورد استفاده برای ایجاد سوابق نیز بایستی بنا به کاربرد در متن دستورالعمل کاری مشخص شود.
مشخص کردن تغییرات
هرگاه عملی باشد، ماهیت تغییرات بایستی در دستورالعمل کاری یا ضمائم مناسب مشخص گردد.
فرم ها
فرم‌ها برای ثبت داده‌هایی که مطابقت با الزامات سیستم مدیریت کیفیت را به اثبات می‌رسانند، تهیه و نگهداری می شوند.
فرم‌ها بایستی دارای عنوان، شماره شناسایی، تاریخ تجدیدنظر و این که چندمین نوبتِ تجدیدنظر است، باشد. فرم‌های مورد استفاده بایستی در نظامنامه کیفیت، روش‌های اجرایی مدون و/یا دستورالعملهای کاری مورد ارجاع قرار گیرند یا به آن ضمیمه شوند.
طرح‌های کیفیت
طرح کیفیت جزئی از مستندات سیستم مدیریت کیفیت می‌باشد.
طرح کیفیت بایستی فقط به سیستم مدیریت کیفیت مدون ارجاع نماید تا نشان دهد که چگونه از این سیستم در شرایط خاص موردنظر استفاده می شود و مشخص و مدون نماید که سازمان چگونه به آن دسته از الزاماتی که مختص محصول، فرآیند، پروژه یا قرارداد خاص هستند، دست می‌یابد.
دامنه کاربرد طرح کیفیت بایستی مشخص شود. طرح کیفیت می‌تواند شامل روش‌های اجرایی، دستورالعملهای کاری و/ یا سوابق مختص به خود باشد.
مشخصات
مشخصات مدارکی هستند که الزامات را بیان می‌کنند. مشخصات در این استاندارد بیش از این تشریح نمی‌شوند، زیرا برای هر محصول یا سازمان انحصاری هستند.
مدارک برون‌سازمانی
سازمان بایستی مدارک برون‌سازمانی مورد استفاده و نحوه کنترل آنها را در سیستم مدیریت کیفیت مدون خود مشخص کند. مدارک برون‌سازمانی می‌تواند نقشه‌های مشتری، مشخصات، الزامات مربوط به قوانین و مقررات، استانداردها، آئیننامهها و دستورالعملهای نگهداری و تعمیر را شامل گردد.
سوابق
سوابق سیستم مدیریت کیفیت در واقع نتایجِ به‌دست‌آمده را بیان می‌کند یا شواهدی دال بر این که فعالیت‌های تعیین شده در روش‌های اجرایی مدون و دستورالعملهای کاری اجرا شده‌اند را فراهم می‌آورد. سوابق همچنین بایستی مطابقت با الزامات سیستم مدیریت کیفیت و الزامات تعیین‌شده برای محصول را مشخص نماید. مسئولیت‌ها برای تهیه سوابق بایستی در مستندات سیستم مدیریت کیفیت مشخص و یا مورد ارجاع قرار گرفته باشند.
یادآوری – سوابق عموماً از نظر تجدیدنظر کنترل نمی‌شوند، چون در معرض تغییر قرار ندارند.
فرآیند تهیه مستندات سیستم مدیریت کیفیت
مسئولیت تهیه مستندات
مستندات سیستم مدیریت کیفیت بایستی توسط همان اشخاصی تهیه شود که دخیل در فرآیندها و فعالیت‌ها هستند. این امر موجب می‌شود تا اشخاص الزامات ضروری را بهتر درک کنند و سبب احساس دخیل بودن و تعلق خاطر در کارکنان می‌گردد.
بازنگری و استفاده از مدارک و مرجع‌های موجود در سازمان می‌تواند مدت زمان صرف شده برای تهیه مستندات سیستم مدیریت کیفیت را به میزان چشم‌گیری کاهش دهد. این کار همچنین کمکی است جهت مشخص کردن حوزه‌هایی که عدم کفایت سیستم مدیریت کیفیت در آنها نیاز به رسیدگی و اصلاح دارد.
روش تهیه مستندات سیستم مدیریت کیفیت
سازمان‌هایی که در حال اجرای سیستم مدیریت کیفیت هستند، یا قصد اجرای آن را دارند، بایستی :
الف- فرآیندهای ضروری برای اجرای اثربخش سیستم مدیریت کیفیت را مشخص کنند
ب- تعامل بین این فرآیندها را درک کنند، و
ج- فرآیندها را در حدی مدون کنند که اطمینان حاصل شود اجرا و کنترل این فرآیندها به نحو اثربخش صورت می‌گیرد.
انگیزه تعیین میزان مستندات موردنیاز برای سیستم مدیریت کیفیت بایستی بر اساس تحلیل فرآیندها باشد و نبایستی مستندات فرآیندها را هدایت کنند.
توالی تهیه مستندات سیستم مدیریت کیفیت حتماً نبایستی از سلسله‌مراتب نشان داده‌شده در پیوست الف پیروی کند، زیرا غالباً روش‌های اجرایی و دستورالعملهای کاری پیش از تکمیل نظامنامه تدوین می‌شوند.
نمونه اقداماتی که می‌تواند بر حسب اقتضا انجام شود در زیر ارائه می‌شود:
الف- تصمیم‌گیری در مورد این که کدام الزامات مستندسازی سیستم مدیریت کیفیت بر اساس استاندارد انتخاب‌شده برای سازمان کاربرد دارد
ب- گردآوری داده‌هایی درباره سیستم مدیریت کیفیت موجود و فرآیندهای آن به طرق مختلف از قبیل پرسشنامه و مصاحبه
ج- تعیین و فهرست کردن مدارک سیستم مدیریت کیفیت مورد استفاده و تحلیل آنها به منظور تعیین مفید بودن آنها
د- آموزش اشخاص دخیل در مستندسازی از نظر تهیه مستندات و الزامات استاندارد سیستم مدیریت کیفیت مورد نظر یا سایر معیارهای انتخاب شده
ه- درخواست و دستیابی به منابع تکمیلی برای مستندات یا مراجع از واحدهای عملیاتی
و- تعیین ساختار و فرمت برای مدارک مورد نظر
ز- تهیه نمودارهای گردش کار به ترتیبی که فرآیندهای مربوط به دامنه کاربرد سیستم کیفیت سازمان را دربر گیرند (به پیوست ب رجوع شود)
ح- تحلیل نمودارهای گردش کار جهت شناخت بهبودهای ممکن و اجرای این بهبودها
ط- صحه‌گذاری مستندات از طریق اجرای آزمایشی آنها
ی- استفاده از روش‌های مناسب دیگری در سازمان جهت تکمیل مستندات سیستم مدیریت کیفیت، و
ک- بازنگری و تصویب مستندات قبل از صدور.
استفاده از ارجاعات
هرگاه مقتضی باشد و به منظور محدود کردن حجم مستندات، ارجاع به استانداردهای شناخته‌شده موجود برای سیستم مدیریت کیفیت یا سایر مدارک موجود که در اختیار استفاده‌کننده از مدارک قرار دارد، بایستی مدنظر قرار گیرد.
هنگام استفاده از ارجاعات، از مشخص کردن وضعیت تجدیدنظر مدرک مورد ارجاع بایستی خودداری گردد تا نیازی نباشد با تغییر وضعیت تجدیدنظر مدرک مورد ارجاع, در مدرک ارجاع‌کننده تغییری صورت داده شود.
فرآیند تصویب، صدور و کنترل مدارک سیستم مدیریت کیفیت
بررسی و تصویب
مدارک قبل از صدور بایستی توسط اشخاص مجاز جهت حصولاطمینان از وضوح، درستی، کفایت و تناسب ساختار آن مورد بازنگری قرار گیرد. کاربران نیز بایستی فرصت ارزیابی و اظهارنظر در مورد قابلیت کاربری مدارک و این که مدارک منعکس‌کننده وضعیت واقعی کار یا فعالیت هستند را داشته باشند. صدور مدارک بایستی با تصویب مدیریت مسئولِ تهیه آنها صورت گیرد. هر نسخه از مدرک بایستی شواهدی دال بر اجازه صدور داشته باشد. شواهد تصویب مدارک بایستی حفظ شود.
توزیع
روش توزیع مدارک توسط کارکنان مجاز بایستی این اطمینان را به وجود آورد که نسخ معتبر از مدارک در دسترس کلیه کارکنان که به اطلاعات مندرج در آن مدارک نیاز دارند، قرار می‌گیرد. کنترل و توزیع مناسب را می‌توان به طرق مختلف مثلاً با استفاده از ثبت شماره سری هر مدرک که تحویل دریافت کننده می‌شود تقویت کرد. توزیع مدارکی از قبیل نظامنامه و طرح کیفیت می‌تواند طرف‌های برون‌سازمانی (برای مثال مشتریان، نهادهای قانون‌گذار و سازمان‌های گواهی‌کننده) را نیز در بر گیرد.
گنجاندن تغییرات
فرآیندی جهت شروع، تهیه، بازنگری، کنترل و گنجاندن تغییرات در مدارک بایستی فراهم آورده شود. فرآیندی که برای بازنگری و تصویب مدارک هنگام تهیه نسخ اولیه به کار می رود، بایستی هرگاه تغییری در مدارک صورت می گیرد نیز اعمال شود.
کنترل صدور و تغییر
کنترل صدور و تغییر مدرک بدین جهت ضرورت دارد تا اطمینان حاصل شود که مندرجات هر مدرک به صورت مناسب توسط کارکنان مجاز مورد تصویب قرار می‌گیرد و این تصویب به سهولت قابل تشخیص است.
روش های مختلف جهت تسهیل فرآیند فیزیکی اعمال تغییرات می تواند مدنظر قرار گیرد.
فرآیندی بایستی ایجاد شود تا اطمینان حاصل گردد که فقط مدارک مناسب مورد استفاده قرار میگیرند. در شرایط معین، مدرک مناسب ممکن است آخرین نسخه تجدیدنظرشده مدرک نباشد. مدارک تجدیدنظرشده بایستی در اسرع وقت جایگزین نسخه قبلی شوند. برای اطمینان دادن به استفاده‌کنندگان در این مورد که نسخه صحیح مدارک مجاز را در اختیار دارند، می‌توان از یک فهرست اصلی استفاده کرد که دفعات تجدیدنظر مدارک در آن مشخص شده باشد. سازمان بایستی ثبت پیشینه تغییرات مدارک را جهت مقاصد قانونی و / یا حفظ اطلاعات(دانش) مورد توجه قرار دهد.
نسخ خارج از کنترل
در برخی از حالات، مثلاً در هنگام توزیع مدارک برای مناقصه‌ها یا برای استفاده مشتریان در بیرون از سازمان و سایر موارد خاص که کنترل تغییرات مدارک مورد نظر نیست، بایستی خارج از کنترل بودن مدارک توزیــع‌شده به روشنی مشخص باشد. این نــوع مدارک هنــگام توزیع بایستی به روشنی با عنوان ”مدارک خارج از کنترل“ مشخص گردند.
جهت اخذ رتبه و رتبه بندی شرکت ها ثبت شرکت و برند با ما تماس بگیرید
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.